機關單位是國家單位中最為重要的組成部分，檔案管理工作是否規范化和標準化對于其內部管理非常重要，是機關單位實現規范化管理的必由之路。近些年來，信息技術的發展和進步已經成為社會經濟發展的重要力量，機關單位對于檔案管理工作的規范化程度也逐漸提升。現對檔案管理的重要性進行分析，探索提升檔案管理規范化的有效策略，從而促進機關單位更好發展。
隨著社會的進步和發展，機關單位的檔案管理問題比較嚴重，例如觀念落后、管理方式滯后等，這對機關單位的日常工作產生了較大的影響。由于檔案的數量增加，但管理的效率逐漸下降，從而對機關單位造成了較大的影響。因此，需要重點推進檔案事業管理的規范化，通過科學有效的方式來對機關事業單位的檔案管理工作進行改進和優化。
一、檔案管理規范化的重要性分析
檔案管理在機關事業單位當中重要性不言而喻，當前，檔案管理的規范化程度會對機關單位的管理能力產生較大的影響，檔案管理水平高低也能夠顯現出領導管理能力的高低，對整個單位的運行和發展都會產生影響，基于此，加強機關單位檔案管理的規范化程度對于提升檔案管理意識意義重大。在當前市場發展形勢不斷變化下，有效的檔案管理方式能夠在一定程度上推動社會經濟的發展，為機關單位注入競爭力。檔案管理包括機關單位整體的發展脈絡，涉及單位的成果，其中員工自身的履歷資料對于單位的發展比較重要，能夠為其提供參考的依據。
二、歸檔文件整理的規范程序
歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等，使之有序化的過程。在這個過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質文件與電子文件整理的通用整理流程。具體來說，紙質文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架。與之相對應，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉換、元數據收集、分類、排列、編號、編頁、編目、歸檔數據包組織、存儲等。一般要求在整個整理流程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。
1、送領導批辦的文件要篩選重要的。由于收文登記的文件較多，文件內容、保存價值也不盡相同，如件件都送領導人批辦，必然使領導人在文書處理上花費過多的時間和精力，還會形成文件的積壓。因此我們在收文登記后對來文進行“篩選”，對一些局部的具體業務的文件，直接送各有關科室承辦。對一些全局性的、方針政策性的文件，及時送領導人批辦，做好文件的平時歸卷工作，可以加強對文件的日常管理，有利于負責同志及時閱批，掌握工作發展的情況，加強對文書工作的領導。
2、做好發文處理程序中的核稿、印刷、存檔工作，在對文稿的核稿過程中，我們根據要求，認真進行核稿，并逐一修正。如發現有不符合要求的文稿一律退回重發。從而保證了文件的質量，為領導人員簽發打下良好的基礎。文件是形成檔案的基礎，在繕印過程中，我們力求做到文字準確，字跡清晰，頁面整潔美觀，符合統一的體式。
3、做好文件的平時歸卷工作。做好文件的平時歸卷工作，可以加強對文件的日常管理，防止散失堆積，提供平時的借閱利用，為年終立卷歸檔打好基礎。我們于每年年初，按組織機構和文件內容擬訂歸卷類目，并隨時增補修改。使文件歸卷于檔案柜，在每個檔案柜上標明類目編號。在文件辦理完畢后，對號入座，歸入有關類目的文件盒內。對沒有查考價值無緝歸檔的文件材料，單獨存放，年終抄目錄銷毀。
4、抓好文書收發處理工作，是保證檔案安全完整的重要環節，文件的保管和收集工作的好壞，直接關系到檔案的齊全與完整。逐步建立健全了從文件收發登記到送批、運轉傳遞、承辦督辦，直至清退立卷歸檔、文件銷毀等一整套規章制度，切實抓好來文的登記管理，基本做到到“三快、兩準、兩定”即登記快，送批快，傳遞快；處理準確，分發準確；定時催辦，定時清退。使現行文件的管理得到加強，對保證外來文件的齊全起了有效作用。
5、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一，在紙質文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協調統一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現二者的協調統一，首先要統籌規劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環節前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環節繼續采用文書處理階段產生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協調一致。
三、推進機關單位檔案管理工作規范化、標準化的有效策略
1、升級檔案管理方式。當前機關單位工作比較繁忙，因此會在工作當中運用到大量的數據，例如檢查企業是否更新了全新的生產方式等問題，這就需要調取數據來進行分析和研究。如果利用信息化的檔案管理方式就能夠對原有的數據進行調取，提升管理的效果。另外，檔案材料的種類比較多樣，在管理檔案的過程當中，機關單位的工作人員要做好檔案的維護工作，例如通過查殺病毒、數字化掃描等方式來保護檔案的安全性不被惡意侵犯，對于十分重要的檔案資料要進行備份。因此需要在管理檔案的過程中實施信息化，以此來提升管理效率。
2、提升檔案管理的意識。檔案管理的工作不會創造出直接利益，但是能夠提升機關事業單位的工作效率，以此來實現自身價值。檔案對于機關事業單位的工作來說能夠起到較好的輔助作用，調取檔案的效率高就能夠系統性的排查重點工作。另外，可以利用信息化的方式來存儲一些不便于紙質檔案存儲的數據和穩健，再進行調取時也十分便利，提升效率。基于此，機關單位要注重落實檔案管理的信息化，宣傳信息化的優勢，改變事業單位相關人員的傳統觀念。
3、理順管理體制。機關事業單位的領導和員工要改變對檔案管理的舊有觀念，提升對檔案管理的重視度。在挑選人員時，要選擇能力出眾、責任感較強的員工來進行管理。雖然檔案管理工作具有基礎性，但是對于細節十分注重，因此要求工作要嚴謹，不能夠發生任何差錯。與此同時，要根據單位的具體情況制定出管理制度，并在實際中不斷進行完善，將管理檔案的責任進行落實，這樣才能夠避免發生互相推卸工作和責任的情況，提升檔案管理的有效性。另外，需要通過不同的培訓方式來提升檔案管理人員的專業知識和操作技能，上級部門在考核的過程中要加強對檔案管理工作的考核，提升部門工作的責任心。
4、普查案卷。在檔案當中也會存在很多價值比較小，或者對機關事業單位工作沒有幫助的檔案，這些檔案在制作的過程當中十分粗糙，會加大工作量，對資源也會造成一定的浪費。因此，要定期對檔案進行清理，保留價值較高的檔案，這是加強檔案管理最為重要的工作。檔案部門要根據自身情況對檔案合理有效地進行分類，定期進行清理，將價值無用的檔案資料清理掉，這樣才能夠提升檔案管理的效率，實現信息化管理的效果。
5、對分類號進行統一。在檢索計算機的過程當中，需要根據檔案的分類號來進行。因此，制作分類號的優良對于計算機檢索的效率和結果都會產生較大的影響。為了提升檢索的有效率，檔案管理人員需要在分類的過程當中嚴格遵守相關規定，另外，還需要根據自身的實際情況來劃分，提升檔案自身的利用價值。另外，在進行分類的過程當中，要提升分類的審查力度，對不合理的分類及時地進行糾正，并且要組織工作人員進行培訓，做到統一標準，實現統一認知。盡量將前后標引一致，從而實現規范化管理的目標和效果。
四、當前機關單位檔案管理存在的問題分析
1、管理滯后。當前很多機關單位對于檔案管理的重視程度不足，并且在管理的方式上十分落后，將紙質檔案進項分類后放入指定的場所。在需要用到相關文件時再進行查閱，效率比較低。這種管理方式是以往檔案管理當中采取的主要方式。隨著社會的發展和進步，工作的內容逐漸精細化，檔案的數量也明顯提升，傳統的檔案管理方式效率低下，這會對整個單位的工作效率都產生較大的影響。因此事業單位檔案管理的方式要堅持與時俱進，不能夠停滯不前，因此需要實現信息化和網絡化管理，以此來提升檔案化管理的實際效率。
2、對檔案管理的認知水平不足。當前機關事業單位會將一些實際的工作作為核心任務，對檔案管理的認知不足，因此在實際的工作當中比較松懈，很多機關單位的領導不注重檔案的管理工作，認為這種工作對于單位的發展毫無幫助。基于此，在安排人員時以一線工作為主，會將一些年齡較大或者水平不足的員工來進行檔案管理工作，這些員工的工作熱情較低，工作能力也不足，難以在實際的管理工作當中投入自身全部精力。與此同時，上級部門在進行考核的過程當中不會考核檔案管理工作，這就導致對檔案管理工作的積極性下降。另外，工作人員在填寫檔案的過程當中存在字跡潦草、內容簡單的情況，降低了檔案存在的價值，不能夠對實際的工作帶來幫助。
3、檔案管理的科學水平比較低。信息技術的不斷發展和進步使其在各個行業得到了廣泛的應用，因此機關事業單位也應該利用信息技術來實現檔案管理的科學水平。機關單位需要利用信息技術的自身特點建立文檔和辦公信息一體化的電子檔案。通過電腦來對檔案進行修改、保存以及運輸。這對于檔案的管理技術和模式也是一次挑戰，雖然電子檔案自身優勢十分顯著，但是由于容易受到入侵和破壞，這會造成檔案的丟失，造成重大損失，因此電子檔案的安全和穩定也是檔案管理工作需要解決的問題。
綜上所述，科學技術的進步和發展，檔案管理逐漸開始以電子文件作為載體，從而實現其信息化。這種檔案管理的方式記錄的內容更加豐富，自身的標準化和規范化程度更高，能夠解決傳統檔案管理當中應用文字等方式存儲檔案的弊端，是檔案管理方式的進一步升級。提升檔案管理的標準化和規范化是未來的趨勢，因此機關事業單位要提升對于檔案管理的重視程度，制定出科學有效的管理模式，提升檔案管理的質量和水平，從而適應當前社會的發展需求。
（簽發人：盧桂芳 核稿人：高立秀 撰稿人：黃金鼎）